Hauptversammlung 2018

Stimmrechtsausübung und Aktionärsportal

Zur Ausübung Ihres Stimmrechts bei der Hauptversammlung haben Sie folgende Möglichkeiten:

  • Ihre persönliche Teilnahme an der Hauptversammlung
  • die Bevollmächtigung der Stimmrechtsvertreter der Bayer AG, denen Sie Weisungen zur Ausübung Ihres Stimmrechts erteilen können
  • die Bevollmächtigung eines Vertreters Ihrer Wahl, Ihr Stimmrecht bei der Hauptversammlung auszuüben
  • die Ausübung Ihres Stimmrechts per Briefwahl

Voraussetzung zur Ausübung des Stimmrechts bei der Hauptversammlung ist in jedem Fall die fristgerechte Anmeldung. Die Anmeldefrist zur diesjährigen Hauptversammlung endet am 18. Mai 2018, 24:00 Uhr.

Zur Anmeldung können Sie das Anmeldeformular verwenden, das jedem im Aktienregister eingetragenen Aktionär ab Ende April zugestellt wird.

Im Aktionärsportal können Sie sich zur Hauptversammlung anmelden, Eintrittskarten für sich oder Bevollmächtigte bestellen, die Stimmrechtsvertreter der Bayer AG zur Ausübung Ihres Stimmrechts bevollmächtigen und Weisungen erteilen oder Ihr Stimmrecht per Briefwahl ausüben. Bei fristgerechter Anmeldung zur Hauptversammlung können Sie über das Internet erteilte Vollmachten und Weisungen an die Stimmrechtsvertreter der Bayer AG bis zum 24. Mai 2018, 12:00 Uhr, ändern oder die Vollmacht widerrufen.

Im Aktionärsportal können Sie sich auch registrieren lassen, wenn Sie zukünftig die Einladung zur Hauptversammlung per E-Mail erhalten möchten. Bitte nutzen Sie diesen Service, denn dadurch sparen wir Druckkosten und Sie entlasten die Umwelt.

Weitere Informationen zur Hauptversammlung 2018 finden Sie unter „Service".

Haftungsausschluss

Wir übernehmen keine Gewährleistung und Haftung für die Funktionsfähigkeit, Verfügbarkeit, Stabilität und Zuverlässigkeit des internetgestützten Vollmachts- und Weisungssystems sowie für den Zugang zum System einschließlich der in Anspruch genommenen Internetdienste und der Netzelemente Dritter. Ferner übernehmen wir keine Verantwortung für Fehler und Mängel der für die Stimmrechtsausübung per Internet eingesetzten Hard- und Software einschließlich solcher der eingesetzten Dienstleistungsunternehmen, soweit nicht Vorsatz oder grobe Fahrlässigkeit vorliegt.


Datenschutzinformationen für Aktionäre der Bayer Aktiengesellschaft

Ab 25. Mai 2018 gelten mit der EU-Datenschutz-Grundverordnung neue datenschutzrechtliche Vorschriften. Eines der Kernanliegen dieser Vorschriften ist die Transparenz der Datenverarbeitung. Wir nehmen den Datenschutz für unsere Aktionäre sehr ernst.

Mit den folgenden Informationen möchten wir Ihnen einen Überblick über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns und Ihre Rechte aus dem Datenschutzrecht geben.

1. Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und an wen kann ich mich wenden?
Datenverantwortlich ist die Bayer Aktiengesellschaft, Kaiser Wilhelm Allee 1, 51368 Leverkusen. Unseren Konzerndatenschutzbeauftragten erreichen Sie unter o.g. Adresse. Für Fragen zum Datenschutz im Aktienregister wenden Sie sich bitte an o.g. Adresse oder per E-Mail an ir@f20b2d65ff4444dc8d668c9a55a6595cbayer.com.

2. Wofür werden welche Daten verarbeitet und auf welcher Rechtsgrundlage?
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten unter Beachtung der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG), des Aktiengesetzes (AktG) sowie aller weiteren relevanten Rechtsvorschriften.

Aktien der Bayer Aktiengesellschaft sind Namensaktien. Bei Namensaktien sieht
§ 67 AktG vor, dass diese unter Angabe von Name, Geburtsdatum, Adresse sowie der Stückzahl oder der Aktiennummer, bei Nennbetragsaktien auch des Betrags in das Aktienregister der Gesellschaft einzutragen sind. Regelmäßig leiten die beim Erwerb oder der Verwahrung Ihrer Bayer Namensaktien mitwirkenden Kreditinstitute für Sie die für die Führung des Aktienregisters relevanten Angaben und die Information über Ihre Staatsangehörigkeit an uns weiter. Dies geschieht über die Clearstream Banking Frankfurt, die als Zentralverwahrer die technische Abwicklung von Wertpapiergeschäften und die Verwahrung der Aktien für die Kreditinstitute wahrnimmt. Verkaufen Sie Ihre Aktien, wird uns dies ebenfalls über Clearstream Banking Frankfurt gemeldet.

Wir verwenden Ihre personenbezogenen Daten zu den im Aktiengesetz vorgesehenen Zwecken. Dies sind insbesondere die Führung des Aktienregisters, die Kommunikation mit Ihnen als Aktionär und die Abwicklung von Hauptversammlungen. Daneben verwenden wir Ihre Daten nur zu Zwecken, die mit den vorgenannten vereinbar sind (insbesondere zur Erstellung von Statistiken, z.B. für die Darstellung der Aktionärsentwicklung, Anzahl Transaktionen oder für Übersichten der größten Aktionäre). Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist das Aktiengesetz in Verbindung mit Art. 6 Absatz 1 c) und Absatz 4 DSGVO.

Darüber hinaus verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten ggf. auch zur Erfüllung weiterer gesetzlicher Verpflichtungen wie z.B. aufsichtsrechtlicher Vorgaben, aktien-, handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten. Um aktienrechtlichen Bestimmungen zu entsprechen, müssen wir beispielsweise bei der Bevollmächtigung der von der Gesellschaft zur Hauptversammlung benannten Stimmrechtsvertreter die Daten, die dem Nachweis der Bevollmächtigung dienen, nachprüfbar festhalten und 3 Jahre lang zugriffsgeschützt aufbewahren (§134 Absatz 3 Satz 5 AktG). Als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung dienen in diesem Fall die jeweiligen gesetzlichen Regelungen in Verbindung mit Art. 6 Absatz 1 c) DSGVO.

Sollten wir Ihre personenbezogenen Daten für einen oben nicht genannten Zweck verarbeiten wollen, werden wir Sie im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen darüber zuvor informieren.

3. Wer bekommt meine Daten?
Innerhalb der Bayer Aktiengesellschaft erhalten diejenigen Personen Zugriff auf Ihre Daten, die diese zur Erfüllung unserer Aufgaben Ihnen gegenüber brauchen. Auch von uns eingesetzte Dienstleister und Erfüllungsgehilfen können zu diesen Zwecken Daten erhalten. Wenn solche Partnerunternehmen mit persönlichen Daten unserer Aktionäre in Berührung kommen, erfolgt dies im Rahmen einer sogenannten Auftragsverarbeitung, die gesetzlich ausdrücklich vorgesehen ist (Art. 28 DSGVO). Die Bayer Aktiengesellschaft bleibt auch in diesem Fall für den Schutz Ihrer Daten verantwortlich. Der Partner arbeitet ausschließlich gemäß unserer Weisungen, was wir durch strenge vertragliche Regelungen, durch technische und organisatorische Maßnahmen und durch ergänzende Kontrollen sicherstellen. Bei unseren Partnern handelt es sich um Unternehmen aus folgenden Kategorien: Dienstleister für die Führung des Aktienregisters, IT-Dienstleister, sowie Dienstleister für die Vorbereitung und Durchführung der Hauptversammlung.

Nehmen Sie an der Hauptversammlung teil, können andere Bayer Aktionäre nach § 129 AktG die ggf. im Teilnehmerverzeichnis zu Ihrer Person erfassten Daten einsehen.

Außerdem übermitteln wir Ihre Daten an weitere Empfänger, die zulässig in eigener Verantwortung Daten von Ihnen verarbeiten. Dies sind z.B. Behörden zur Erfüllung gesetzlicher Meldepflichten (etwa beim Überschreiten gesetzlich vorgeschriebener Stimmrechteschwellen).

4. Werden meine Daten in ein Drittland übermittelt?
Solche Empfänger, die zulässig in eigener Verantwortung Ihre Daten verarbeiten (z.B. Behörden zur Erfüllung gesetzlicher Meldepflichten) können sich auch in einem Drittland befinden.

Darüber hinaus übermittelt die Bayer Aktiengesellschaft derzeit keine personenbezogenen Daten an Stellen in Drittstaaten oder internationale Organisationen. Sollten wir personenbezogene Daten an Dienstleister außerhalb der Europäischen Union (EU) weitergeben, erfolgt die Weitergabe nur, soweit dem Drittland durch die EU-Kommission ein angemessenes Datenschutzniveau bestätigt wurde oder andere angemessene Datenschutzgarantien (z.B. verbindliche unternehmensinterne Datenschutzvorschriften oder Vereinbarung der Standardvertragsklauseln der EU-Kommission) vorhanden sind.

5. Wie lange werden meine Daten gespeichert?
Grundsätzlich anonymisieren oder löschen wir Ihre personenbezogenen Daten, sobald sie für die oben genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind, soweit uns nicht gesetzliche Nachweis- und Aufbewahrungspflichten (z.B. im AktG, Handelsgesetzbuch, Abgabenordnung) zu einer weiteren Speicherung verpflichten. Für die im Zusammenhang mit Hauptversammlungen erfassten Daten beträgt die Speicherdauer regelmäßig bis zu 3 Jahre. Die im Aktienregister gespeicherten Daten müssen wir nach dem Verkauf der Aktien regelmäßig noch 10 Jahre aufbewahren. Darüber hinaus bewahren wir personenbezogene Daten nur in Einzelfällen auf, wenn dies im Zusammenhang mit Ansprüchen erforderlich ist, die gegen unser Unternehmen geltend gemacht werden.

6. Gibt es für mich als Aktionärin, als Aktionär eine Pflicht zur Bereitstellung von Daten?
Als Aktionärin/Aktionär sind Sie verpflichtet, der Gesellschaft die oben genannten Angaben zu Ihrer Person mitzuteilen. Auch die bei Übertragung oder Verwahrung von Namensaktien mitwirkenden Kreditinstitute sind verpflichtet, der Bayer Aktiengesellschaft die für die Führung des Aktienregisters erforderlichen Angaben zu übermitteln (§ 67 Abs. 1, 4 Aktiengesetz).

7. Welche Rechte habe ich als Betroffener?
Sie können unter der o.g. Adresse Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten verlangen. Unter www.aktionaersportal.bayer.de können Sie im Bereich Aktienregister-Service die wesentlichen zur Ihrer Person im Aktienregister verzeichneten Angaben einsehen und bei Bedarf auch Ihre Adresse korrigieren. Daneben können Sie unter bestimmten Voraussetzungen die Löschung Ihrer Daten oder eine Einschränkung der Verarbeitung verlangen (z.B. falls Ihre Daten unrechtmäßig verarbeitet werden). Verarbeiten wir Ihre Daten zur Wahrung berechtigter Interessen, können Sie dieser Verarbeitung unter der o.g. Adresse widersprechen, wenn sich aus Ihrer besonderen Situation Gründe ergeben, die dieser Datenverarbeitung entgegenstehen. Wir werden diese Verarbeitung dann beenden, es sei denn sie dient überwiegend zwingenden schutzwürdigen Interessen unsererseits.

Sie haben die Möglichkeit, sich an unseren Konzerndatenschutzbeauftragten unter o.g. Adresse oder an eine Datenschutzaufsichtsbehörde zu wenden. Die für die Bayer Aktiengesellschaft zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde ist:

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen
Postfach 20 04 44
40102 Düsseldorf